Các Giao Thức Bưu điện cung cấp truy cập thông qua một giao thức Internet mạng (IP) cho một ứng dụng người dùng vào hộp thư (maildrop) duy trì trên một máy chủ mail. Giao thức hỗ trợ tải xuống và xóa các hoạt động cho tin nhắn. POP3 kết nối tới người dùng, truy xuất tất cả các tin nhắn, lưu trữ chúng trên máy người dùng và cuối cùng xóa chúng khỏi máy chủ.[2] Thiết kế này của POP và quá trình của nó được thúc đẩy bởi nhu cầu của người sử dụng chỉ có kết nối Internet tạm thời, chẳng hạn như truy cập dial-up, cho phép những người dùng đó tải email khi kết nối, và sau đó để xem và vận dụng các thư nhận được khi ngoại tuyến.

Người sử dụng POP3 cũng có các lựa chọn khác nhau như để lại thư trên máy chủ sau khi tải xuống. Ngược lại, Giao thức truy cập thư trên Internet (IMAP) được thiết kế để giữ lại tất cả các tin nhắn trên máy chủ cho phép quản lý với nhiều ứng dụng khách hàng và hỗ trợ cả hai chế độ hoạt động được kết nối (trực tuyến) và ngắt kết nối (ngoại tuyến).

Một máy chủ POP3 lắng nghe số cổng nổi tiếng 110 cho các yêu cầu dịch vụ. Giao tiếp được mã hóa cho POP3 được yêu cầu sau khi bắt đầu giao thức, sử dụng lệnh STLS, nếu được hỗ trợ, hoặc bởi POP3S, kết nối với máy chủ bằng Bảo mật lớp vận chuyển (TLS) hoặc Lớp cổng bảo mật (SSL) trên cổng TCP nổi tiếng số 995.

Các tin nhắn có sẵn cho người dùng được xác định khi phiên POP3 mở hộp thư, và được xác định bằng số tin nhắn cục bộ cho phiên đó hoặc, tùy ý, bởi một mã định danh duy nhất được gán cho tin nhắn bởi máy chủ POP. Mã định danh duy nhất này là vĩnh viễn và duy nhất cho hộp thư và cho phép khách hàng truy cập cùng một thư trong các phiên POP khác nhau. Thư được lấy và đánh dấu để xóa bằng số tin nhắn. Khi khách hàng thoát khỏi phiên, thư được đánh dấu để xóa sẽ bị xóa khỏi hộp thư.